Conheça e saiba como aplicar a metodologia 5S na sua oficina automotiva

A metodologia 5S (também conhecida como os 5 sensos) é um sistema de gestão focado em proporcionar um padrão de qualidade total em empresas de diferentes ramos de atividade. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre ela e os seus benefícios para empresas do ramo da reparação, além de dar dicas de como aplicar a metodologia 5s na sua oficina automotiva.

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O que é e como surgiu o sistema 5S

O método 5S é uma filosofia de gestão de origem japonesa que nasceu no setor automotivo. Os responsáveis pela sua popularização foram os engenheiros Taiichi Ohno e Shigeo Shingo, os pais do Sistema Toyota de produção, ao longo do século XX. Aliás, é importante falar que os dois – através desta e de outras metodologias, como a kanban – ajudaram a tirar a Toyota da beira da falência e lançá-la como referência mundial em qualidade de produção.

Nesse contexto, para alcançar esse patamar, a empresa passou a seguir uma série de práticas que pode ser agrupada em 5 categorias – os chamados “5S”. São eles:

1. Seiri (“utilização”)

Consiste em separar tudo o que é utilizado na rotina de trabalho do que não é, descartando materiais desnecessários. Esse senso permite facilitar a limpeza e estética do ambiente, aproveitando melhor o espaço e preparando-o para as demais etapas.

2. Seiton (“organização”)

É o senso que serve para ajudar a colocar cada coisa em seu lugar. Nessa etapa, é necessário fornecer e padronizar as ferramentas de organização pessoal e por departamentos, orientando com clareza as pessoas envolvidas em sua utilização.

3. Seiso (“limpeza”)

Incentiva a contribuição de todos na limpeza do local de trabalho. Assim, um ambiente limpo, além de mais agradável, possibilita identificar anormalidades mais rapidamente, influenciando na produtividade.

Saiba mais: a importância de manter a sua oficina organizada e limpa

4. Seiketsu (“padronização”, “clareza”, “asseio”)

É a etapa em que são criadas regras de higiene e segurança, sobretudo em áreas comuns. Este senso valoriza a melhoria contínua da qualidade, prevenindo possíveis acidentes de trabalho e prezando pela saúde e bem-estar do funcionário.

5. Shitsuke (“disciplina”)

Por fim, este senso envolve a capacidade de cumprimento das etapas anteriores por todas as pessoas da equipe. Portanto, este é o momento que mais depende do comprometimento individual para que o sistema funcione naturalmente e as mudanças positivas aconteçam.

Quais são os benefícios da metodologia 5S?

Afinal, de que forma a metodologia 5S contribuiu para revolucionar a situação da Toyota? Bom, podemos resumir esse legado em três efeitos principais:

Eliminação de desperdícios de qualquer tipo (materiais, tempo, movimentação…), aumentando a produtividade;

Aumento da segurança, eficiência e qualidade na produção. Em outras palavras, minimização de defeitos e acidentes de trabalho, conferindo aproveitamento máximo de todos os recursos;

Agregamento de valor para o cliente. Nesse sentido, o padrão de qualidade se transforma em um diferencial que leva as pessoas a procurarem o produto ou serviço.

Nem é preciso dizer que esses são benefícios que 10 entre 10 empresas buscam, não é mesmo? E imaginamos que você, gerente ou proprietário de oficina, provavelmente também esteja buscando todos eles, motivo pelo qual está lendo este texto. A boa notícia é que, da mesma forma que na linha de montagem, empresas da reparação automotiva também podem implantar facilmente essa metodologia e desfrutar de cada uma dessas vantagens.

Logo, a seguir, vamos enumerar algumas ações em cada um desses sensos que você pode executar na sua oficina. E o melhor: cada uma delas envolve pouco ou zero custo.

Como aplicar a metodologia 5S na sua oficina automotiva

Antes de tudo, para a implementação acontecer, é preciso planejar. Nesse sentido, cabe saber quais ações fazem sentido para os membros e de quanto tempo eles precisam para absorver cada senso. Uma vez que essa metodologia é adaptável, todos esses pontos devem ser definidos de acordo com o tamanho do seu negócio.

Logo, para começar, faça uma análise dos recursos e pessoal para entender como aplicar cada um dos sensos. Inicialmente, para conseguir os melhores resultados, é preciso supervisionar; porém, à medida que o tempo passa e novas pessoas chegam para integrar o time, é possível incorporar a metodologia naturalmente à cultura da oficina como uma ferramenta de motivação, disciplina e integração com a equipe.

Feito isso, vamos às ações. Primeiramente, é importante lembrar que as possibilidades não se esgotam nesta lista. Nessa lógica, ela é ponto de partida para que você possa implantar a metodologia 5S na sua oficina e, a partir disso, incorporar novas práticas relacionadas a cada um dos sensos conforme o dia a dia da sua empresa exigir.

Primeiro senso: utilização

Relacione todos os equipamentos, ferramentas e produtos da sua oficina e defina a serventia de cada um na rotina da empresa. Para isso, classifique-os em três categorias de acordo com a frequência de uso: sempre, pouco ou nunca usados.

Em seguida, é dar um destino adequado para tudo o que nunca é utilizado. Novamente, classifique em três categorias – descarte, venda e doação – e dê cabo desses itens logo após separá-los.

Segundo senso: organização

Distribua os itens na sua oficina de acordo com a área em que são utilizados e de acordo com a frequência de uso. Logo, itens de uso mais frequente devem estar em um local mais acessível do que os itens que nem sempre são utilizados. Além disso, é importante identificar e atribuir um lugar fixo a cada um deles (seja uma caixa, carrinho ou painel) para quem for utilizá-lo o guardar no lugar em que o encontrou após o uso.

Em relação ao estoque, é importante estabelecer uma área acessível para ele e classificar adequadamente cada item por seção, além de manter um controle sistematizado do que entra ou sai. Dessa forma, as chances de a organização se manter são muito maiores.

Terceiro senso: limpeza

Este passo pode envolver, a princípio, um maior investimento, que, por outro lado, trará um retorno certamente recompensador. Além de uma faxina geral, considere pintar as paredes com uma cor clara, trocar algumas telhas opacas por translúcidas. Isso vai contribuir significativamente para a economia de energia do seu estabelecimento.

Feito isso, é essencial que uma rotina diária de limpeza seja estabelecida. Para isso, fixe um horário no início ou no final do expediente e as ações determinadas para cada dia da semana. Com isso, tanto os seus clientes quanto os funcionários ganharão em bem-estar e engajamento.

Quarto senso: padronização

Nesta etapa, você deverá criar uma cultura de manutenção da organização e limpeza da oficina. Para isso, é importante criar uma planilha de controle da rotina de cada área, em que um funcionário será responsável pelo seu preenchimento e monitoramento das atividades e condições do setor.

Enfim, ao encerrar cada mês, é importante fazer um levantamento desses controles. A partir dos resultados, será possível tomar as medidas necessárias, sejam elas reparos, gratificações ou novos treinamentos para reavaliar o comportamento dos funcionários.

Quinto senso: disciplina

Por fim, é importante que todo monitoramento seja acompanhado de explicações sobre os motivos de cada ação envolvida. Além disso, se necessário, considere realizar treinamentos periódicos para manter um padrão de comportamento entre os seus funcionários.

Como a Oficina Inteligente pode ajudar na implantação da Metodologia 5S na sua oficina automotiva

Quando falamos em controle, é inevitável pensarmos em formas que facilitem a sua execução. Nesse sentido, com a Oficina Inteligente, fica muito mais fácil monitorar o andamento das atividades da sua oficina e avaliar os setores que precisam ser aprimorados segundo as práticas da metodologia 5S. Muito além das ferramentas de controle de estoque, você consegue ter uma visão global do seu negócio por setores, faturamento e custos envolvidos. Assim, da mesma forma, você também consegue avaliar o progresso obtido através dessas práticas.

Diante de todas essas vantagens, não espere mais: entre em contato conosco e descubra como o nosso sistema pode transformar o processo de gerenciamento da sua oficina.