Contabilidade para oficinas mecânicas: guia básico

A área contábil costuma ser bastante desafiadora para a maioria dos empresários da reparação. Além de estar sujeita a mudanças frequentes por conta de alterações na lei, o grande volume de obrigações de contabilidade para oficinas mecânicas geralmente traz muitas dúvidas e confusão – sem falar em prejuízos ou dívidas com o fisco.

Por outro lado, adotar alguns hábitos e medidas no dia a dia da gestão pode reverter esse cenário. Pensando neles, elaboramos um guia com 4 passos (e um passo ZERO) para você, dono de oficina, transformar a relação com as finanças da sua oficina e dominar, de uma vez por todas, tudo o que você precisa saber sobre a tão temida contabilidade.

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Passo ZERO: Separe as suas finanças das finanças da sua oficina

Embora seja um passo óbvio e fundamental, separar o dinheiro pessoal do dinheiro da empresa ainda é algo muito distante da realidade de muitos donos de oficina.

Por isso, antes de dar um passo à frente, é obrigatório cumprir esta regra clara: o dinheiro da sua oficina não é seu. Trazer essa regra para a prática do dia a dia significa:

Determinar um salário fixo (nem a mais, nem a menos) para você mesmo e relacionar como pró-labore nas suas despesas;

Manter contas bancárias separadas – a sua e a da oficina;

Manter uma disciplina rígida em relação às transações: despesas pessoais na própria conta, despesas da oficina na conta da oficina.

Passo 1: Cultive o hábito de registrar todas as transações da oficina

O princípio básico da contabilidade para oficinas mecânicas (e para empresas de um modo geral) é um registro claro e detalhado de tudo o que entra e sai da empresa. Isso não inclui apenas dinheiro: todos os pertences da oficina também devem fazer parte desse controle.

Nesse sentido, ao falar em pertences, vale dar especial importância ao estoque. A gestão adequada desse tipo de recurso não apenas contribui para redução de perdas, mas também para um uso mais estratégico das suas finanças e, ainda, para uma gestão fiscal sem cobranças indevidas.

Passo 2: Automatize operações

Como vimos no passo anterior, controlar entradas e saídas é fundamental. Entretanto, tentar fazer isso de forma manual pode ser uma loucura e tanto. Além de aumentar a chance de erros, essa forma exige trabalho redobrado na hora de conferir e cruzar informações.

Diante disso, recorrer à tecnologia é ação obrigatória. Para isso, procure:

Automatizar pagamentos a funcionários e fornecedores na conta bancária da oficina;

Usar um sistema ERP completo, como o da Oficina Inteligente, para controlar a sua operação. Dessa forma, os dados das transações ficam centralizados, organizados e são automaticamente convertidos em relatórios importantes para o seu contador.

Passo 3: Use os relatórios de contabilidade da oficina a seu favor

Já que falamos em relatórios no passo anterior, vale lembrar que eles não servem apenas para cumprir as obrigações da rotina contábil da sua oficina. Esses documentos também são extremamente úteis para você analisar a saúde financeira do seu negócio e, assim, tomar medidas eficazes para a prosperidade dele.

Esse é o caso, por exemplo, da Demonstração de Resultados de Exercício (DRE). Além de ser um documento de comprovação fiscal para a empresa, ele também permite que você visualize o resultado líquido do desempenho da sua oficina, bem como os custos e receitas de forma categorizada. Em resumo, ela é uma ferramenta e tanto para cortar gastos e aumentar faturamento de forma segura e fundamentada em dados concretos.

Passo 4: Cultive uma boa parceria com o profissional de contabilidade da sua oficina mecânica

Por último, é sempre importante lembrar que contabilidade de uma oficina é um trabalho feito em dupla.

De um lado, o dono de oficina deve se responsabilizar pelo controle e fornecimento de todas as informações necessárias para o contador. Na outra via, o contador deve sempre orientar o dono de oficina sobre as suas obrigações e direitos como empresário.

Entretanto, no mundo do empreendedorismo, é perfeitamente comum contratar um serviço de contabilidade para oficinas sem ter uma noção do grande potencial dessa parceria.

Se você se vê nesse cenário, vale a pena conferir esta entrevista com o nosso fundador, Cesar Coimbra, para a Revista Reparação Automotiva. Nela, ele traz quatro perguntas que podem aprimorar (e muito) o relacionamento com o profissional de contabilidade da sua oficina mecânica.

Pronto para virar o jogo da contabilidade na sua oficina?

Como você percebeu, estar em ordem com a contabilidade da sua oficina pode ser bem mais fácil do que parece. E isso, é claro, tem tudo para ficar ainda melhor com a ajuda da Oficina Inteligente.

O sistema Oficina Inteligente oferece uma gama completa de recursos para você registrar, controlar e analisar o desempenho de toda a operação do seu negócio com agilidade, praticidade e segurança. Da entrada do carro no pátio aos relatórios anuais de desempenho, você conta com recursos pensados especialmente para a realidade da sua oficina, incluindo suas obrigações contábeis.

Se você leu até aqui e quer facilitar ainda mais a sua jornada na gestão da sua oficina, entre em contato conosco e descubra como ela pode ficar muito mais inteligente.