Por que você deve registrar a entrada de produtos no estoque da sua oficina?

Engana-se quem pensa que a entrada de produtos no estoque ou almoxarifado de uma oficina automotiva serve apenas para um controle mais apurado. Os benefícios dessa prática vão muito além, a ponto de ela ser essencial para a boa gestão de qualquer empresa da reparação automotiva. Neste artigo, falamos sobre os seus benefícios para a organização financeira da oficina e, principalmente, para a redução dos seus custos.

O que é a entrada de produtos em uma oficina?

Basicamente, fazer uma entrada é registrar que uma peça foi comprada pela sua oficina automotiva.

Antigamente, esse processo era feito por meio de um registro em livros de estoque, e o cruzamento de informações era feito manualmente, através de longas horas de conferência. Entretanto, hoje em dia, o surgimento de sistemas ERP para empresas do ramo de reparação fez com que essa atividade se tornasse mais ágil e permitiu a integração desses dados com outras áreas do negócio. Portanto, ter um sistema ERP na sua oficina registrar essa e outras atividades é fundamental.

Vantagens de registrar a entrada de produtos em um sistema ERP

Quando falamos em integração, nós nos referimos, por exemplo, a relacionar automaticamente dados de setores diferentes. No caso, a entrada do produto pode se relacionar a certo custo no controle financeiro ou a uma conta a ser paga ao seu fornecedor.

Nesse sentido, quando você realiza esta tarefa por meio de um sistema ERP, você obtém inúmeros benefícios para a gestão da sua oficina como um todo. Confira alguns deles a seguir.

Controle de estoque em dia

Este é o primeiro e mais óbvio benefício. O controle de estoque, por sua vez, é muito importante para o sucesso de qualquer negócio que envolva compra e venda de produtos. Com isso, você otimiza recursos, reduz custos e desperdícios e evita perder vendas por indisponibilidade de produtos.

Cruzar informações de compra e venda

Quando você registra a entrada de produtos na oficina, fica muito mais fácil analisar se os produtos comprados são realmente aqueles produtos que estão sendo vendidos. Dessa forma, você reduz gastos e estoque desnecessários e faz compras de maneira inteligente e precisa.

Obter o valor do investimento total em mercadoria

Este é um dos principais benefícios do registro de entrada de produtos, já que o custo com mercadoria é um dado muito importante para a gestão financeira da sua oficina. Por meio dele, você consegue saber exatamente o quanto você comprou de produtos em um mês, por exemplo.

Além disso, é possível é cruzar essa informação com o total gasto com mercadoria, o qual é extraído do Contas a Pagar. Assim, você compara o total comprado e o total pago de mercadoria em determinado mês. Essa informação nunca é idêntica porque as compras de um mês vencem, normalmente, no mês seguinte e ainda podem ter sido parceladas. Desta forma, você pode realizar um planejamento financeiro muito mais preciso.

Evitar um pagamento de boleto de compras não realizadas

Para obter esse benefício através do registro de entrada de produtos na sua oficina, há três formas possíveis:

No momento da chegada da mercadoria, lançar imediatamente a entrada através da DANFE e, na sequência, incluir as faturas no Contas a Pagar. Esse processo pode ser feito automaticamente através do XML, no qual já estará toda a informação dos produtos e suas faturas relacionadas, sem erro, nem esforço;

Quando os boletos ou faturas chegarem, antes de lançar nas Contas a Pagar, você pode fazer uma busca nas entradas realizadas e conferir se o valor comprado se está correto;

Você pode realizar uma busca em todas as entradas de determinado fornecedor na semana ou quinzena e agrupar todas essas entradas em uma ou várias faturas no Contas a Pagar. Assim, fica bem mais fácil fazer o cruzamento, lançamento e controle quando o fornecedor lhe enviar o fechamento e boletos de pagamento.

Manter um histórico de compras com os seus fornecedores

Manter um histórico de compras com cada um dos seus fornecedores permite que você analise o seu relacionamento com ele faça a sua gestão de forma mais assertiva. Ao constatar que está comprando muito com determinado fornecedor, por exemplo, você terá em mãos um bom argumento de negociação em relação a descontos ou prazos com ele.

Visualizar o histórico de preço do produto

Como vimos no item anterior, registrar a entrada de produtos na oficina em um sistema é o primeiro passo para construir uma documentação importante para uma análise e decisão adequadas. Neste caso, o registro contínuo permite que você saiba, ao longo do tempo, quanto um produto custava em outros momentos. Isso é essencial para que você consiga calcular o impacto que um possível reajuste pode causar nos seus custos.

Além disso, a observação do histórico de registros permite que você estabeleça – muitas vezes automaticamente – um novo valor de venda e margem de lucro se for preciso. No momento da entrada do produto, é possível fazer com que o sistema já calcule o novo valor de venda. Este novo preço leva em conta o markup determinado para aquele produto ou grupos de produtos. Assim, você evita perda de rentabilidade e trabalho manual.

Por fim, o histórico também ajuda você em uma nova compra da mesma mercadoria. Assim, você pode negociar com o mesmo ou novo fornecedor em posse desses dados.

Outros benefícios da entrada de produtos na oficina por meio de um sistema ERP

Atualizar cadastro fiscal dos produtos, como NCM e ANP;

Acessar as informações do produto com maior facilidade em caso de devolução;

Guardar o arquivo PDF da DANFE e XML no sistema, ambos relacionados com a sua entrada;

Obter o comparativo entre vários fornecedores e marcas diferentes.

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