Como organizar o financeiro da sua oficina

Embora pareça um problema típico de quem está começando a administrar uma oficina automotiva, a organização das finanças costuma ser o ponto fraco até mesmo de empresas com anos de estrada. Tendo em vista essa dor tão presente no mundo da reparação, preparamos um pequeno guia para organizar de forma definitiva o financeiro da sua oficina automotiva. Confira!

Publicidade – clique e saiba mais

Como saber se eu preciso rever a organização do financeiro da minha oficina?

Antes de tudo, é importante ter em mente que nem todo mundo que inicia no ramo da reparação tem a oportunidade e o conhecimento necessários para estruturar a área financeira da própria oficina. No Brasil, aliás, tudo indica que isso é consequência de um problema cultural, uma vez que a falta de planejamento é um dos vilões da mortalidade das empresas no Brasil.

Segundo um estudo do Sebrae, menos de 17% dos empreendedores fazem a gestão financeira dos seus negócios. Embora estar preparado desde o início seja o ideal, diante desse cenário, muitas vezes é necessário rever toda a estruturação do seu negócio e colocar um novo ponto de partida para que ele possa prosperar.

Tendo isso em vista, enquanto sua oficina estiver em operação, nunca é tarde para revisar as finanças dela e dedicar esforços para organizá-la. Um grande exemplo disso é o caso de Cybelle Siqueira Medrado, sócia-proprietária da Mecanicar, que percebeu a necessidade de rever sua gestão financeira em pleno funcionamento da sua oficina. Atualmente, após um intenso processo de restruturação, tanto Cybelle quanto a Mecanicar são referência em gestão de oficinas.

Veja mais: Confira a entrevista com Cybelle Siqueira Medrado, sócia-proprietária da Mecanicar

Logo, seja a sua oficina nova ou veterana no universo da reparação, se você ainda não dedicou uma atenção especial ao financeiro dela, é extremamente importante que você siga os passos que relacionamos a seguir.

1. Relacione todos os serviços que a sua oficina oferece

Embora possa parecer algo óbvio para quem tem uma oficina, você deve fazer esse passo (e antes de tudo) porque somente através dele será possível identificar todos os elementos necessários para a prestação dos seus serviços. Porém, não se prenda a esses elementos (tais como funcionários, equipamentos, estoque e recursos para manutenção da infraestrutura) neste momento, pois eles serão assunto nos passos seguintes.

2. Faça um levantamento de todas as suas contas a pagar

Neste levantamento, você deve levantar todas as despesas da sua oficina e classificá-las nas seguintes categorias:

Despesas fixas: envolvem gastos essenciais para manter a sua oficina funcionando. Por exemplo: aluguel, energia elétrica, água e luz, telefonia e internet, funcionários, impostos e publicidade. Ao relacioná-las em seu planejamento financeiro, você tem uma projeção do valor necessário para arcar com o funcionamento do seu estabelecimento.

Despesas variáveis: envolvem gastos esporádicos diante de determinadas situações inevitáveis que ocorrem em uma oficina. Por exemplo: demitir ou contratar um novo funcionário, efetuar algum reparo inesperado ou adquirir produtos ou ferramentas.

3. Faça um controle de estoque constante e efetivo

Este passo, na verdade, se divide em duas partes: o planejamento e a manutenção.

A primeira parte, o planejamento, envolve estabelecer um controle (preferencialmente através de um sistema ERP) com todos os produtos com valores de compra, venda, comissões (se houver), quantidade e formas de armazenamento. Na sequência, é hora de tratar da logística: monte uma agenda para reposição de estoque de acordo com o fluxo e a demanda de cada produto.

A segunda etapa, a manutenção, consiste no trabalho de conferir a circulação do estoque e ajustar a agenda conforme o fluxo de peças e os períodos de pico de movimento. Assim, nenhuma peça fica faltando e você tem previsibilidade para negociar melhores preços e mantê-lo sempre abastecido, sem perder dinheiro com demandas de última hora.

Leia mais: A importância do controle de estoque na oficina automotiva

4. Relacione os seus fornecedores e elabore um planejamento de compras

Com o estoque estruturado, a elaboração do plano de compras fica muito mais fácil. Nela, você relacionará os produtos e os seus fornecedores. De forma similar ao item anterior, este é um passo que também exige manutenção. Logo, os dados e informações dos fornecedores devem ser sempre atualizados, facilitando assim o processo de compras e reposição de peças no estoque.

Leia mais: Por que você deve registrar a entrada de produtos no estoque da sua oficina?

5. (Re)defina a sua precificação

Com todas as demandas e custos levantados, calcule o preço dos seus produtos e serviços levando em consideração os custos, o valor de mercado e a margem de lucro esperada. É importante lembrar que manter uma precificação adequada é a base da saúde da sua empresa e, principalmente, da lucratividade dela.

Leia mais: Como precificar serviços na sua oficina automotiva

6. Defina as formas e meios de recebimento da sua oficina

Com toda essa estrutura formada, resta definir as formas de pagamento que você vai oferecer aos clientes da sua oficina. Neste ponto, lembre-se que a variedade é a chave para faturar mais e, de quebra, evitar situações indesejadas como a inadimplência.

Nesse sentido, considere oferecer, além do pagamento em dinheiro, boleto bancário, cartões de crédito e débito, transferência bancária ou PIX. Além disso, vale a pena oferecer a opção de parcelamento.

7. Mantenha um controle sobre o fluxo de caixa

Em termos gerais, o fluxo de caixa nada mais é que o dinheiro que entra e sai da sua oficina. Dito isso, é essencial ter um controle sobre ele para manter uma verba suficiente para cobrir as despesas e traçar estratégias para a sua oficina crescer. Isso envolve:

Fazer o lançamento diário de suas vendas e despesas

Se o saldo for negativo, tomar decisões visando manter o capital de giro

Se o saldo for positivo, avaliar a possibilidade de investir na oficina

Lançar pagamentos e recebimentos futuros

8. Busque ajuda para fazer a sua contabilidade

Ser assessorado por um bom contador é muito importante não só para ter auxílio em serviços como folha de pagamento e cálculo de impostos, mas também nas questões fiscais e tributárias. Dessa forma, você não vai correr o risco de pagar impostos excedentes ou indevidos – ou, ainda, de deixar de pagar algum que é devido.

9. Use um sistema de gestão para automatizar o financeiro da sua oficina

Se você chegou a esse passo, certamente deve ter percebido que o financeiro de uma oficina é complexo e, além disso, está fortemente interligado com outros setores da empresa. Tendo isso em vista, é fundamental contar com a ajuda da tecnologia para automatizar tarefas, eliminar erros de cálculo e sincronizar todas as áreas da sua oficina em um só lugar.

Para isso, você pode contar com a Oficina Inteligente, o sistema de gestão de oficinas mais completo para o mercado de reparação automotiva. Com ele, você dispõe de até 180 recursos pensados especialmente para a realidade de centros automotivos, lojas de pneus e oficinas mecânicas, de troca de óleo e de funilaria e pintura. O resultado é um controle completo e em tempo real de todas as operações da sua oficina – incluindo as relacionadas às suas finanças.

Confira a nossa playlist e veja o nosso sistema em ação:

Pronto para transformar a gestão financeira da sua oficina? Conheça os nossos planos e entre em contato hoje mesmo com os nossos especialistas.