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Como evitar o fiado na oficina mecânica e como cobrar seu cliente

Um dos maiores problemas para os donos e gerentes de oficina mecânica é o fiado. Por isso, neste post, reunimos tudo que você precisa saber para evitar ao máximo perder mais dinheiro e tempo com inadimplência e clientes insistentes. 

Muitos empreendedores ainda enxergam esta prática como uma maneira de agradar e ganhar o cliente. Antes de mais nada, é indispensável entender qual o tamanho do risco que você assume ao vender fiado.

Os riscos de vender fiado

O primeiro risco que você assume ao vender fiado é, obviamente, a possibilidade de não receber pelo serviço prestado. Mas é importante perceber que, na verdade, seu prejuízo em caso de inadimplência é muito maior do que parece. 

Primeiro, você perde o tempo na prestação do serviço e o dinheiro gasto em peças e material. Em seguida, precisa arcar com os custos dos processos de cobrança, como o tempo do colaborador responsável pelo financeiro, gastos com telefone e etc. Caso a dívida persista, você também tem custo pelo protesto e negativação junto aos órgãos competentes. Sem contar o desgaste emocional, estresse e o constrangimento que todo este processo gera.

Vale ressaltar que – conversando com diversos donos de oficina, trocas de óleo e centros automotivos – é muito comum o relato de pessoas que tiveram problemas ao vender fiado para clientes conhecidos e até mesmo amigos. Nestes casos, o constrangimento na cobrança pode ser ainda maior, devido à proximidade com o cliente inadimplente. É como diz o ditado “quem vende fiado, perde o amigo”. 

Portanto, evitar vender fiado é o melhor economizador de tempo, dinheiro e saúde mental.

Como evitar vender fiado 

Para evitar clientes insistentes pedindo fiado e todas as dores de cabeça que a inadimplência pode gerar, temos algumas dicas que podem minimizar estes problemas: 

Diversifique as opções e formas de pagamento

Quanto mais possibilidades de pagamento, menor a chance do cliente pedir fiado e maiores as chances de você convencê-lo de que está fazendo o possível para atendê-lo. Por isso, ofereça possibilidades que sejam mais confortáveis para eles e seguras para você, como cartão de crédito, por exemplo; 

Comunicação visual 

Deixe em local visível, de preferência próximo ao local onde é feito o atendimento e o orçamento, uma placa que mostra que seu estabelecimento oferece diversas formas de pagamento e cartões de diversas bandeiras. 

Também vale incluir uma outra placa informando que sua oficina mecânica não vende fiado. Um aviso muito comum, nos mais diversos estabelecimentos comerciais é o clássico “não vendemos fiado, favor não insista”.

Tenha a aprovação do orçamento por escrito

É muito importante registrar que o orçamento foi aprovado pelo cliente. Portanto, peça para ele assinar o orçamento, ou deixe salvo a aprovação dele, caso ela tenha ocorrido por e-mail ou Whatsapp. Enfim, não deixe que o acordo seja feito apenas verbalmente, oficialize o negócio de forma que ele fique registrado em algum lugar. 

Em alguns casos, peça uma parcela como adiantamento

Quando o custo para a prestação de serviços é mais alto, o risco que o dono da oficina está correndo é proporcionalmente maior. Portanto, quando você for prestar de serviços mais custosos em termos de tempo e dinheiro, como aqueles que envolvem peças importadas ou fazer o motor, vale a pena exigir um adiantamento, mesmo que parcial, do pagamento.

No caso do boleto, envie um lembrete antes do vencimento

No caso das oficinas mecânica e centros automotivos, o uso do boleto é mais comum (e recomendável) quando o serviço é prestado para outras empresas, como no caso de frotistas.

De qualquer modo, caso o boleto seja a forma combinada, lembre-se de enviar um e-mail, mensagem de WhatsApp ou SMS alguns dias antes para lembrar o cliente da data de vencimento. Se não houver exagero na utilização deste recurso, o cliente entenderá isso como parte de um bom atendimento e não uma cobrança.

Consulte o CPF/CNPJ do cliente

Outra prática recomendada, é fazer o cadastro prévio do cliente e realizar uma consulta no SERASA ou SPC do seu CPF/CNPJ, avaliando o risco de inadimplência ou endividamento, antes de aprovar a venda via boleto bancário.

Tenha uma postura profissional, independente de quem seja o cliente

Se você prestar um serviço para um familiar ou grande amigo seu, certamente você deverá tratá-lo de maneira muito mais próxima e descontraída. E não há problema nenhum nisso. 

O problema ocorre se você não toma os mesmos cuidados que tomaria caso estivesse atendendo um desconhecido. Você deve ter uma postura que deixe claro que, a partir do momento que há uma relação comercial acontecendo, é necessário ter uma postura mais profissional. 

Portanto, realize todos os procedimentos a fim de proteger você mesmo, seu cliente/amigo e a relação entre vocês. Quando você faz isso, você já mostra à outra pessoa que está se prevenindo. 

Seguindo estes passos você já minimiza bastante a chance de tomar um calote. Mas, é igualmente importante saber como fazer para cobrar os clientes inadimplentes. 

Correndo atrás do prejuízo – Como cobrar clientes inadimplentes na oficina mecânica

Se o fiado já aconteceu e agora você tem que cobrar por ele, as coisas ficam um pouco mais complicadas. Mas nada de desespero, é preciso manter a calma e a postura profissional. 

Faça um contato amigável com o cliente

A  primeira atitude a se tomar é fazer um contato amigável com o cliente inadimplente. Neste momento, é necessário ser atencioso. Falar de forma agressiva só te deixa mais longe de resolver o problema e receber o seu pagamento. Tenha em mente, também, que fazer a cobrança de forma inadequada fere o Código de Defesa do Consumidor. Conforme o Art. 71 do Capítulo VII: 

“Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas, incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer: 

Pena – Detenção de três meses a um ano e multa

Portanto, tenha sempre em mente que suas atitudes no momento da cobrança devem ser no sentido de solucionar o problema da forma mais pacífica e menos constrangedora possível, tanto para você, quanto para o cliente. Confira algumas posturas que podem te ajudar nesta hora:

Procure entender o motivo da inadimplência

Logo de cara, mostre que você está ali não só para cobrar, mas para ajudar na solução do problema. Para isso, você deve ouvi-lo primeiro e mostrar que está disposto a ajudá-lo no que for possível. Uma conversa em que as duas pessoas não estão dispostas a se entender não chega a lugar nenhum. Mesmo que o cliente tenha uma postura agressiva, você deve manter o seu tom pacífico e tentar sempre prezar pelo diálogo saudável. 

Ouvir primeiro é, além de tudo, uma técnica de negociação. Ao se mostrar aberto ao que a outra parte tem a dizer, a tendência é que você também seja ouvido quando for à sua vez de expor o seu lado e suas necessidades.

Negocie

Depois de entender os motivos do cliente, negocie. Novamente, você estará se mostrando disposto a ajudar a resolver o problema. Isso aumentará a chance de você receber pelo serviço prestado.

Duas formas de fazer essa negociação é, dependendo do caso, oferecer o parcelamento da dívida no cartão ou estabelecer um novo prazo, caso o cliente tenha a perspectiva de ter o dinheiro para te pagar num futuro próximo.  

Afinal, se você for analisar as possibilidades, vai perceber que é melhor ter a segurança de que vai receber pelo serviço prestado, do que ter que arcar com mais custos e gastar mais tempo com processo de negativação ou envolvimento judicial.  

Utilize o boleto ao seu favor

Obviamente, no caso das oficinas mecânicas, trocas de óleo e centros automotivos, o boleto não é uma boa opção de pagamento quando o cliente é pessoa física. Mas, neste caso, quando você já está cobrando um valor que ainda não recebeu, talvez seja uma maneira de solucionar o problema. Avalie cada caso, e veja se é uma opção viável naquele momento.

Por exemplo, se você fizer contato com o cliente devedor e ele alegar que não pagou porque não teve tempo, ou ainda, se ele disser que só poderá pagar dali a algumas semanas, você pode emitir um boleto com a data de preferência do cliente. Assim, o cliente pode perceber esse gesto não só como uma cobrança, mas também como uma maneira de solucionar o problema de forma mais cômoda. 

 

E quando o diálogo não funciona?

Se mesmo com todo o esforço, você ainda não conseguiu receber o valor devido, ou se o cliente nem responde suas mensagens e telefonema, você ainda tem as instâncias judiciais e órgãos como SPC e Serasa. 

Comunique o cliente

Neste momento é importante observar algumas boas práticas. Antes de partir para essas instâncias, faça um aviso formal para seu cliente, informando-o da sua intenção em protestar o valor, negativá-lo no Serasa ou mover uma ação judicial contra ele.

Protestando

No caso do protesto de cheques, é importante atentar-se aos prazos. O procedimento só pode ser realizado após 30 dias da emissão e dentro de um prazo de até 6 meses, para que o direito de cobrança não seja prescrito. 

Já no caso do boleto, o protesto é mais difícil, já que depende de diversos documentos que o negócio foi realmente fechado e que o serviço tenha sido prestado. Por isso, é tão importante que você tenha agido com o máximo de profissionalismo desde o momento do atendimento, registrando e documentando todas as etapas. 

O mesmo vale para ação judicial, toda documentação será útil para que você ganhe a causa. Por isso é muito importante passar por todos os procedimentos que te dão segurança financeira e jurídica. Procedimentos estes que devem fazer parte da rotina de trabalho da oficina mecânica, como a emissão de nota fiscal e até mesmo de uma ordem de serviço, por exemplo. 

 

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