O controle de estoque em uma oficina automotiva é um dos pontos fundamentais para mantê-la organizada e, consequentemente, garantir um trabalho eficiente e com bons resultados.
Neste artigo, listamos os principais benefícios trazidos pelo gerenciamento bem feito deste setor no seu negócio. Lembramos, ainda, que é essencial que esse processo seja feito através de um sistema para que você possa usufruir dessas vantagens.
1. Gerenciamento otimizado do espaço da oficina
O primeiro, e talvez o mais evidente, benefício de um controle de estoque adequado é a melhora na distribuição do espaço e na logística do pátio da sua oficina automotiva. Com isso, ao realizar um serviço, todos os funcionários saberão onde cada peça está ou, pelo menos, onde pode ser localizada, o que proporciona mais agilidade na execução dos serviços.
2. Previsão financeira
Ter um cadastro dos produtos que entram e saem da sua oficina é extremamente importante para que você consiga coordenar os serviços prestados e gerir a relação entre gastos e lucros do seu negócio de forma equilibrada. Isso ocorre porque esses registros permitem que você analise a frequência dessas entradas e saídas e, a partir disso, estruture os seus gastos de forma muito mais precisa.
“Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de qualquer empresa. Nem por isso é uma função menos importante, na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio.”
Além disso, o conhecimento que você adquire a partir desses registros é um forte aliado no planejamento de pedidos com os seus fornecedores. Isso ajuda a garantir mercadoria disponível e até mesmo melhores condições de negociação, otimizando assim os investimentos em estoque na sua oficina automotiva.
3. Uso estratégico dos seus recursos
O controle de estoque bem feito em uma oficina é o primeiro passo para aprimorar a qualidade do seu trabalho. A partir dele, sua oficina ganha mais organização e, consequentemente, produz mais. Isso se reflete no atendimento, uma vez que você passa a prestar um serviço com qualidade e rapidez.
Outro ganho é a possibilidade de estudar melhores soluções para o seu cliente. Isso é possível já que um estoque bem gerido permite que você analise a oportunidade de oferecer promoções e baratear serviços que envolvam materiais que estão sobrando, por exemplo.
4. Um controle de estoque é fundamental na redução de perdas
Além de diminuir a taxa de desvios e perda de produtos na sua oficina por desorganização ou conduta inadequada, o controle de estoque apurado também diminui as perdas por prazo de validade.
Logo, com um maior controle sobre as mercadorias vencidas, fica mais fácil realizar uma gestão de resíduos adequada na sua oficina.
Controlar o estoque da oficina é um desafio, mas nós temos a solução
Com a Oficina Inteligente, você realiza um controle de estoque ágil, facilitado e integrado com outros setores da sua oficina. Além disso, você ainda conta com 8.000 produtos pré-cadastrados para centros automotivos e mecânicas e mais de 2.500 produtos para Trocas de Óleo. E o melhor: tudo 100% online.
Acesse o nosso site e descubra como o nosso sistema pode transformar a gestão da sua oficina.
A Ordem de Serviço (OS) é um dos documentos mais importantes para o bom funcionamento de uma oficina automotiva. Além de oferecer segurança para o seu cliente, ela também é uma peça-chave no controle interno da sua oficina. Neste post, vamos falar sobre esses benefícios e algumas boas práticas que você precisa ter com esse documento para que as vantagens não se transformem em prejuízos.
O que é uma ordem de serviço?
Ao falarmos sobre a importância da ordem de serviço, é preciso entender o que ela é e qual é sua função. Antes de tudo, a ordem de serviço é um documento que serve para oficializar um serviço. Nesse sentido, a partir do momento em que você acerta um serviço com o seu cliente e o registra por meio de uma OS, sua oficina passa a ter uma nova demanda para cumprir.
Logo, esse documento é gerado exatamente para que todos os profissionais ou setores responsáveis pela prestação do serviço possam ter acesso às informações necessárias. Ou seja, a ordem de serviço é um documento de comunicação interna da sua oficina automotiva.
Por que a ordem de serviço é importante para uma oficina automotiva?
Agora que já sabemos o que é uma ordem de serviço, fica fácil intuir a sua importância dentro de uma oficina automotiva. Tendo em vista que ela registra um serviço que a sua oficina vai realizar, é possível também, através dela:
Controlar a produtividade da sua oficina – ela permite que você acompanhe o andamento da realização do serviço e identifique possíveis gargalos que o estejam atrasando;
Controlar as finanças da sua empresa – ela é um registro fiel dos valores que entraram na sua oficina através do serviço feito;
Ter uma descrição exata da atividade realizada – com a OS, você terá uma comprovação do que foi acordado entre você e o cliente para o caso de eventuais disputas;
Ter um recibo de realização do serviço – da mesma forma, você terá uma comprovação de que o serviço em questão foi executado na sua oficina caso precise.
Com isso, mais que comprovamos a importância da ordem de serviço para o seu negócio. Porém, além de tudo o que já mencionamos, é importante mencionar que ela também é muito importante para seu cliente. É o que vamos ver a seguir.
A importância da ordem de serviço para o seu cliente
A ordem de serviço tem forte influência na maneira como seu cliente enxerga sua oficina. Isso ocorre a partir do momento em que, ao emitir uma OS, você transmite profissionalismo e organização. Tal impressão, consequentemente, faz com que o seu cliente se sinta seguro em deixar o carro dele em suas mãos.
Além disso, esse sentimento de segurança também ocorre com o fato de que a sua oficina possui o histórico do serviço e informações relevantes para serviços futuros ou para a garantia dos produtos trocados.
Mais vantagens com a Oficina Inteligente
Com a Oficina Inteligente, o sistema mais completo para o ramo de reparação automotiva, você pode obter ainda mais benefícios através da emissão das ordens de serviço na sua oficina automotiva. Em todos os nossos planos, é possível efetuar o lançamento das Ordens de Serviço com as seguintes opções:
Cadastro do cliente de maneira simplificada;
Carregamento dos dados do cliente pela placa do veículo;
Lançamento de produtos e serviços;
Possibilidade de lançar produtos / serviços não cadastrados anteriormente;
Armazenamento de todo o histórico da Ordem de Serviço;
Lançamento dos itens de pagamento;
Guia de documentos para armazenar fotos de antes e depois do veículo;
Envio de SMS e WhatsApp;
Impressão da garantia, orçamento, ordem de serviço para o mecânico e aprovação;
Envio de e-mail com a garantia, Notas Fiscais, XML em anexo e boleto.
Além desses benefícios, você pode personalizar tanto a sua ordem de serviço quanto a garantia com o logo, título e fonte do seu negócio, deixando-as com a cara da sua oficina:
Exemplo de OS personalizada com logo e identidade visual da Oficina Inteligente (você pode substituir esses elementos pelos da sua oficina).Tela de personalização da garantia com pré-visualização do sistema da Oficina Inteligente
Por fim, o maior benefício que você terá com o nosso sistema é o de preservar o seu computador e seus dados ao usar um produto online e confiável. Isso é essencial, uma vez que você pode colocar sua empresa e o seu patrimônio em risco se utilizar softwares que precisam ser instalados no seu computador, crackeados ou que não sejam confiáveis.
Os riscos de ter um software para oficina mecânica crackeado
Tentar utilizar um software de graça pode sair muito caro. A exemplo disso, podemos citar como principais riscos de utilizar um software crackeado para oficina mecânica:
Perder todas as informações sobre as atividades da oficina e clientes – ao crackear qualquer tipo de software, você expõe seu computador a arquivos e programas de procedência suspeita, o que pode comprometer todas as informações que estejam no software que você utiliza;
Sofrer roubo de dados – você pode perder não são só as informações do software crackeado. Outros dados, arquivos e informações que estejam salvos no seu computador também ficam expostos a esse risco ao utilizar esse tipo de artifício;
Sofrer processo judicial – ao utilizar um programa de lançamento de OS sem a licença, você está descumprindo a lei e pode ter de responder judicialmente por isso. Em outras palavras, o barato sai caro.
A Oficina Inteligente é o melhor meio para lançar ordens de serviço
Agora que você está ciente de tudo o que você precisa saber sobre ordem de serviço, é muito mais fácil entender todas as vantagens de utilizar esse recurso com a gente. Para você visualizar de forma ainda mais clara o que a sua oficina ganha com o nosso sistema, fizemos um vídeo onde mostramos, em apenas 2 minutos, como lançar uma OS pela Oficina Inteligente:
Viu como é fácil? Não perca mais tempo: entre em contato com a gente e transforme a sua forma de emitir ordem de serviço.
A Nota Fiscal (NF) é um dos documentos mais importantes para que uma oficina funcione de acordo com a lei e as formalidades exigidas. Sua principal função é registrar a transferência comercial de bens e serviços. Essa utilidade faz com que ela seja muito importante para o seu cliente e para que ele enxergue a sua oficina de forma positiva. Tendo em vista esses pontos, preparamos um post com tudo o que você precisa saber sobre nota fiscal para a sua oficina automotiva.
Antes de tudo, vale lembrar que não emitir nota fiscal é um crime de sonegação e, por isso, deixar de fazê-lo pode gerar uma grande dor de cabeça para o dono de oficina. Logo, é muito importante entender este documento para evitar confusões e transtornos.
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A importância da nota fiscal para a oficina automotiva
Ao vender um produto ou serviço, a nota fiscal deve ser gerada para que a transação seja documentada e os devidos impostos sejam calculados e recolhidos.
Além disso, a nota fiscal serve para proteger o cliente. Ela garante o direito de troca ou reclamação se o serviço não for realizado ou se o produto vendido estiver com defeito. Nesse sentido, ao não emitir a nota fiscal para a oficina automotiva, além de estar agindo fora da lei, o prestador de serviço pode trazer insegurança para o seu cliente. Com isso, mesmo que o serviço seja bem executado, ele pode não retornar no futuro. Desta forma, a emissão de nota fiscal é importante para que a oficina ou centro automotivo transmita confiança, segurança e profissionalismo.
Outra função da nota fiscal é permitir o cancelamento de outra nota fiscal emitida anteriormente. Isso pode ser útil em casos como o de devolução de produto e reembolso.
Quem deve emitir nota fiscal?
Toda empresa é obrigada a emitir nota fiscal de todos os produtos e serviços vendidos. A única exceção acontece quando a empresa prestadora é MEI (microempreendedor individual) e o seu cliente é uma pessoa física. Neste caso, a emissão da nota fiscal é facultativa.
Porém, é importante ficar atento: se o cliente exigir a nota fiscal, a empresa que presta o serviço obrigatoriamente deverá fornecê-la – mesmo que ela seja MEI.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Antes de falarmos um pouco mais sobre tipos de nota fiscal, características e impostos relacionados a cada um deles, é importante apresentar uma importante (porém não exatamente nova) atualização no modo de cumprir as obrigações fiscais na sua empresa: a nota fiscal eletrônica (NF-e).
A NF-e tem exatamente as mesmas características e finalidade de uma nota fiscal comum. Porém, ela possui formato digital e é possível acessá-la pela internet.
A partir disso, você pode se perguntar: por que há dois documentos iguais? A resposta é: havia. A emissão de nota fiscal manual foi descontinuada em praticamente todo o país. Portanto, atualmente, as empresas devem emitir a nota fiscal eletrônica.
Além disso, o uso da NF-e em uma oficina automotiva tem várias vantagens:
Redução de custos com papel, transporte de documentos e arquivamento;
Facilidade e agilidade na tramitação entre empresas, o que é importante para oficinas que atendem empresas frotistas;
Mais transparência e confiabilidade nos processos fiscais;
Maior controle fiscal;
Validação de várias informações pelo Fisco, minimizando erros na emissão.
Por isso, trabalhar com nota fiscal eletrônica proporciona a rapidez e praticidade que você procura.
Os tipos de nota fiscal
A seguir, relacionamos os tipos de nota fiscal emitidos atualmente em todo o território brasileiro. Cada um deles possui características e diferenças importantes às quais todo proprietário ou administrador de oficina deve estar atento. Logo, listamos, de forma resumida, as principais delas.
Nota fiscal de serviço
É o documento que registra a prestação de um serviço. Por isso, é muito utilizada por oficinas automotivas.
Sobre ela incide o Imposto Sobre Serviço (ISS), cujo valor é destinado ao município. Logo, a emissão deste tipo de nota está vinculada à prefeitura de cada município.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A grande maioria dos 5.570 municípios do Brasil já aderiu à obrigação de emitir a nota fiscal de serviço no formato eletrônico através da internet, utilizando, para isso, um login no portal da prefeitura. Isso trouxe maior controle na previsão de arrecadação dos municípios.
Na linha da nota fiscal eletrônica, as vantagens são as mesmas, mas também incluem:
Preenchimento automático dos dados da empresa emissora e do cliente destinatário;
Acesso online pela contabilidade das notas emitidas;
Possibilidade de a contabilidade importar as notas, evitando erros e trabalho manual.
Nota fiscal de produto
Esta nota fiscal documenta a venda de produtos e de outras operações relacionadas a estes, como devolução, garantia e transferência.
Assim como a nota fiscal de produto, o cupom fiscal é um documento que registra a venda de produtos. Porém, ele é mais simplificado, uma vez que nele devem estar apenas as informações da empresa e da compra. Ele é destinado ao consumidor final e funciona como garantia legal de compra.
Apesar da diferença da simplificação, os tributos são os mesmos. Logo, a NFC também está sujeita à cobrança do ICMS.
Da mesma forma que as notas fiscais como um todo, o Cupom Fiscal passou por várias mudanças nos últimos anos. Uma dessas mudanças é a migração para a versão eletrônica, chamada tecnicamente de Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e).
Assim como a NF-e, seu formato é digital e pode ser acessada pela internet, com a diferença de não se exigir os dados do cliente para sua emissão.
Ela é a melhor alternativa para empresas com alto volume de vendas diárias, nas quais o cliente não está acostumado a lhe fornecer seus dados (nome, endereço e CPF). Esse é o caso das autopeças e oficinas de troca de óleo.
Para a impressão na NFC-e, aconselhável a compra de uma impressora de comprovante térmica. Isso vai permitir que a oficina forneça o documento em um formato mais prático para o cliente. Entretanto, é importante saber que a lei permite que você imprima em qualquer tipo de impressora ou papel, inclusive em papel A4.
Nos casos em que o cliente permitir, é possível enviar a NFC-e apenas por e-mail, dispensando a impressão do cupom.
Cuidados na Emissão de NF-e, NFS-e e Cupom Fiscal
Para emitir Nota Fiscal Eletrônica ou Cupom Fiscal Eletrônico, é necessária a compra de um certificado digital no CNPJ da empresa. O certificado digital é o dispositivo que assina a nota fiscal na sua emissão, garantindo que a nota e os dados da empresa que está emitindo são autênticos.
Para emissão da Nota Fiscal de Serviço, a maioria das prefeituras fornece um login e senha, sem a obrigação da compra do certificado digital.
Além de conferir esses pontos, ao emitir qualquer nota fiscal para a sua oficina automotiva, vale seguir as boas práticas e tomar os seguintes cuidados:
Sempre procure um contador de confiança para receber orientações sobre as leis federais, estaduais e municipais que regem a sua oficina. Para não restar nenhuma dúvida, vale ainda ler com atenção os regulamentos que regem a emissão de documentos fiscais na sua região antes de procurar o profissional;
Mostre sua boa intenção. Sempre emita nota fiscal, sem que o cliente precise pedir;
Preencha os documentos fiscais com calma, atenção e de acordo com a legislação;
Conte com a Oficina Inteligente para emitir as notas fiscais da sua oficina automotiva
Com a Oficina Inteligente – o sistema de gerenciamento online para oficinas automotivas mais completo do mercado – você pode emitir esses três tipos de nota fiscal de forma prática e integrada com a operação da sua oficina. Assista ao vídeo abaixo e confira como é simples emiti-los pelo nosso sistema:
Você, como dono, sabe que o engajamento dos colaboradores é a base do sucesso da oficina. Na prática, porém, não é isso o que acontece. Acredite: manter uma equipe engajada é um desafio presente na sua e em grande parte das oficinas automotivas. Porém, nem tudo está perdido. Com pequenas ações diárias, você pode superar esse problema. Neste post, listamos 5 delas para você manter uma equipe motivada em sua oficina mecânica. Confira!
1. Defina metas possíveis
Todo ser humano é movido por metas. Seja emagrecer ou comprar um carro novo, são elas que nos motivam a nos esforçarmos cada vez mais. Esses objetivos, contudo, devem alcançados por meio de etapas concretas. Além disso, as pessoas envolvidas devem sentir que elas são possíveis de cumprir dentro das suas capacidades. Afinal, ninguém quer se sentir incapaz de concretizar algo.
Com isso, seja realista ao estabelecer metas para a sua oficina. Se os seus colaboradores sentirem que não conseguem atingi-las, é certo que o sentimento de frustração vai contaminar a sua equipe. Logo, uma vez frustrada, acontece o esperado: seus colaboradores não abraçarão a sua causa.
2. Explique a importância de tarefas e processos
Todas as empresas trabalham com processos definidos. Esse é um princípio natural para que a organização cresça e funcione corretamente. Por outro lado, você pode comprometer esse desenvolvimento se não fizer com que os seus funcionários saibam por que é preciso cumpri-los.
Logo, ao apresentar uma meta ou tarefa aos seus colaboradores, exponha tanto o motivo de ela ter sido estabelecida quanto o impacto que ela vai causar na rotina da oficina. Como efeito, a sua equipe vai trabalhar sempre motivada e cumprir tarefas adequadamente.
3. Promova treinamentos para a sua equipe
Dar oportunidades de crescimento é uma medida essencial para manter a sua equipe sempre motivada. Uma dessas oportunidades são os treinamentos. Através deles, os seus colaboradores vão enriquecer o currículo e se tornar cada vez mais competentes e seguros de suas habilidades.
Assim, uma política de aprendizagem contínua tem efeito certo: você vai ter um grupo de profissionais sempre dispostos a crescerem junto com a sua oficina.
4. Incentive o feedback
Todo funcionário espera ser ouvido. Mais precisamente, todo funcionário quer ter a oportunidade de ser ouvido sem ser recebido de forma negativa. Por isso, procure ter uma política de confiança e abertura às opiniões e ideias dos seus colaboradores.
Isso pode ser feito de várias formas. Você pode estabelecer meios de contato em que sua equipe se sinta à vontade para expressar opiniões. Ou, ainda, algo mais simples: pratique a escuta ativa sempre que lidar com seus funcionários. Independentemente da forma usada, uma coisa é certa: quem é ouvido e respeitado trabalha muito mais engajado.
5. Reconheça as boas ideias e seus resultados
Feedbacks e sugestões de funcionários são uma ótima fonte para melhorias. Quem já pratica o item anterior sabe quantas ideias surgiram de boas conversas com a sua equipe. Se você colocou alguma dessas sugestões em prática, não se esqueça de agradecer o seu autor.
Por exemplo, você pode parabenizá-lo em uma reunião com a sua equipe, ou, ainda, recompensá-lo com alguma premiação ou um dia de folga. Independentemente da forma, esse tipo de retribuição é sem dúvida um ótimo incentivo para que o seus funcionários mantenham uma busca constante por melhorias.
A Oficina Inteligente ajuda você a manter uma equipe motivada na sua oficina
A Oficina Inteligente entende que o envolvimento é um combustível essencial para o sucesso da sua empresa. Por isso, ao contratar o nosso sistema, nós treinamos a sua equipe para que ela se sinta preparada para utilizá-lo e, consequentemente, todos aproveitem ao máximo os bons resultados do uso dos nossos recursos.
Portanto, considere a contratação de um sistema que seja parceiro da sua empresa nesta busca. Entre em contato com a gente e descubra o que podemos oferecer para ajudar a manter a sua equipe cada vez mais engajada.
