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3 mitos e 1 verdade sobre sistemas de gestão para oficinas

Você, como dono de oficina, certamente já se deparou com a necessidade de algum tipo de ajuda para facilitar o controle da sua operação e as contas do seu negócio. Afinal, chega o momento em que as planilhas não dão mais conta do cruzamento de informações que você precisa para tomar a decisão certa. Diante disso, o mercado oferece uma gama variada de sistemas de gestão para oficinas que prometem resolver esses e outros problemas.

Por outro lado, lidar com esse tipo de tecnologia pode ser algo bastante complicado se você ainda não está familiarizado com ela. Além dos conhecimentos sobre o funcionamento do sistema em si, é natural que muitos profissionais da reparação tenham uma falsa impressão sobre o que ele pode fazer pela sua oficina.

Pensando nisso, neste post, vamos falar sobre mitos e verdades sobre sistemas de gestão desenvolvidos para o seu negócio. Continue a leitura e prepare-se para desfazer preconceitos sobre essa tecnologia de gerenciamento para a sua oficina.

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MITO: Sistemas de gestão para oficinas são muito complicados. É melhor fazer o controle manual ou utilizando planilhas.

Na verdade, o que realmente é difícil é gerenciar uma empresa como se deve. Para você ter uma ideia, de acordo com o Sebrae, a taxa de mortalidade de um comércio após 5 anos de idade no Brasil chega a mais de 30%.

Afinal, é fato que manter as contas em dia e atender às exigências do ramo requer maturidade e disciplina. Isso é ainda mais necessário à medida que sua oficina prospera e deixa de se enquadrar em uma categoria empresarial simplificada, como a de Microempreendedor Individual (MEI). Comparar dados, traçar fluxos da operação e fazer cálculos mais complexos passa a ser algo essencial para manter a saúde da sua oficina.

Nesse sentido, chega o momento em que fazer controles manuais passa a ser algo cada vez mais custoso, trabalhoso e, principalmente, perigoso. Você passa a precisar gastar um tempo que você não tem, além de correr atrás de informações e cálculos que muitas vezes não domina completamente. O resultado disso é bastante previsível: informações ficam de fora, erros começam a aparecer e, no final das contas, você perde completamente o controle do seu negócio.

Um sistema de gestão para oficinas, por sua vez, facilita todo esse trabalho, pois realiza muitas dessas operações automaticamente. Ele conta com recursos, cálculos e ações pré-programadas para que você tenha as informações que precisa sem fazer cálculos e cruzamentos manuais. Assim, essa tecnologia elimina erros e não deixa nenhum dado de fora, garantindo uma gestão precisa e resultados seguros para a melhor decisão.

MITO: Um sistema de gestão precisa fazer tudo pelo meu negócio.

Como falamos no mito anterior, um sistema de gestão automatiza muitas atividades e operações da sua rotina de gerenciamento. Porém, para que os resultados sejam precisos e efetivos, é necessário que você alimente o sistema com dados.

Para entender como a lógica funciona, imagine um carro. Ele é uma invenção revolucionária nos transportes por ser capaz de levar pessoas de forma muito mais rápida a qualquer lugar, além de carregar um peso impossível para humanos com outros meios de transporte mais arcaicos. Entretanto, ele precisa de combustível e de um motorista para cumprir o seu propósito.

Da mesma forma, um sistema ERP precisa de dados da oficina e de pessoas que os insiram para que ele possa computá-las e fornecer as informações estratégicas que você precisa.

MITO: Para uma gestão completa, você precisa utilizar todos os recursos do sistema.

Um sistema de gestão segmentado (como a Oficina Inteligente é para oficinas automotivas) possui uma ampla gama de recursos para cobrir necessidades de cada um dos diferentes tipos de empresa que ele abarca. Por isso, é natural que você nunca chegue a utilizar determinadas ferramentas simplesmente porque elas não são necessárias ou não se aplicam ao dia a dia do seu tipo de oficina.

Um exemplo que se aplica ao nosso sistema é o recurso de Venda Balcão, que geralmente é usado apenas por oficinas de troca de óleo e outros estabelecimentos da reparação automotiva que trabalham com vendas rápidas.

VERDADE: Eu preciso de uma equipe disposta a trabalhar com o sistema para a minha gestão dar certo.

Ter o engajamento do seu time é um requisito essencial não só para fazer uma gestão adequada, mas também para a saúde da sua operação como um todo a curto e longo prazo. Sabemos que isso não é uma tarefa fácil, principalmente quando o assunto é implantar uma nova tecnologia na oficina. No caso de um sistema de gestão, a situação complica ainda mais porque isso envolve novas tarefas para toda a equipe. Por isso, é importante que você sempre reforce os seguintes pontos com o seu time:

a tecnologia não está ali para puni-los, e sim para trazer segurança para eles próprios na hora de apurar alguma situação;
saber lidar com sistemas de gestão é um diferencial visto com bons olhos (e até mesmo exigido) pelo mercado de reparação moderno;
ter dúvidas ao operar o sistema é normal e faz parte do aprendizado.

Confira outros mitos e verdades sobre sistemas de gestão para oficinas com o fundador da Oficina Inteligente

Atualizar e orientar o ramo da reparação rumo ao sucesso é uma das missões da Oficina Inteligente, empresa responsável pelo sistema de gestão para oficinas automotivas mais completo do mercado. Nesse propósito, seu fundador, Cesar Coimbra, recentemente discutiu essas e outras opiniões que circulam no setor a respeito desse tipo de tecnologia. Você pode conferir o resultado nesta live imperdível conduzida pelo consultor automotivo Jeison Cocianji, do canal Auto Motive Oficial:

Conte com a gente para transformar a sua gestão

Com a Oficina Inteligente, você conta com um time de consultores especializados para orientar a sua equipe durante a implantação do nosso sistema, além de uma equipe de suporte pronto para ajudá-los sempre que alguma dúvida surgir. Assim, você e os seus colaboradores terão toda a segurança e apoio necessários para aproveitar tudo o que o nosso sistema de gestão oferece.

Pronto para ter uma nova visão sobre gestão de oficinas? Entre em contato com a gente agora mesmo e descubra como o nosso sistema pode ajudar você a transformar o seu negócio.

Publicado em 28/06/202328/06/2023

5 dicas para se organizar e faturar mais com a sua oficina automotiva no fim do ano

De acordo com o MTTV, a procura por oficinas mecânicas chega a aumentar 30% no período de fim de ano. Diante dessa grande oportunidade para o seu negócio, preparamos 5 dicas para você se organizar e faturar mais com a sua oficina não só no fim do ano, mas também nos meses posteriores.

Como você já sabe, as festas de fim de ano estão chegando, além, é claro, das férias. Esses eventos naturalmente levam muita gente a planejar viagens para reunir a família. Para tanto, pegar a estrada com o próprio carro ainda é a melhor escolha para grande parte dos brasileiros. E é aí que mora a oportunidade da sua oficina.

A época por si só já garante um aumento pela procura dos serviços mecânicos, já que os motoristas, em geral, entendem a necessidade de revisar seus veículos. Além disso, segundo o Correio Brasiliense, a procura por revisão de carros tem crescido nos últimos anos, mesmo com a pandemia de Covid-19, devido à alta de preços nas passagens e às oscilações causadas pelo isolamento social.

No entanto, há quem pense que a revisão de fim de ano é dispensável, seja pelo tempo de conserto ou pelo investimento. É por isso que você pode – e deve – utilizar nossas dicas para mostrar aos seus clientes a importância de fazer o check-up do carro antes de viajar.

Dica 1: use um CRM

Um CRM permite antecipar as necessidades dos seus clientes e, a partir delas, fazer previsões de investimento em peças, mão de obra e tempo. Essas previsões, por sua vez, vão ajudar você não só a aumentar a margem de lucro da sua oficina no fim do ano, mas também a evitar problemas com atrasos ou falta de peças.

Com essa ferramenta de relacionamento, você pode fazer uma análise de toda a base de clientes e filtrá-los por localidade e tempo desde a última venda. Comece a filtragem por aqueles que estiveram na sua oficina há 6 ou 12 meses. A partir dos resultados, organize uma lista para entrar em contato com esses clientes e lembrá-los de revisar o carro.

Dica 2: trabalhe com agendamento

Agendar os serviços dos seus clientes não é apenas um oferecimento de oficinas de elite para clientes exclusivos. Tal ação também se torna praticamente uma necessidade em épocas de pico nas oficinas em final de ano. É fato que o agendamento permite que os seus funcionários se organizem melhor, evitando atrasos e contratempos. Além disso, da mesma forma que o CRM e uma análise de estoque, essa prática ajuda você a ter uma previsão do que será necessário para atendê-los adequadamente.

Dica 3: faça uma promoção na sua oficina neste fim de ano

A partir da filtragem pelo CRM, envie e-mails e SMS promocionais para a sua base de clientes oferecendo benefícios. Eles podem ser um desconto em determinados serviços ou um código promocional para manutenção preventiva. Se ele já esteve na oficina há mais de 6 meses, você pode alertá-lo sobre os cuidados necessários antes de viajar e enviar uma promoção de check-up para as férias.

Nessa divulgação, os SMS levam a melhor: eles têm uma taxa de resposta de 45% contra 6% da dos e-mails. Ademais, o retorno de ações digitais é bem maior se comparado a folhetos, anúncios e banners.

Dica 4: incentive o seu pessoal

Que tal realizar uma campanha interna com seus colaboradores da sua oficina neste fim de ano? Para tanto, você pode apostar em duas estratégias:

Realizar uma campanha para seus vendedores que ofereça uma comissão especial de final de ano para quem fechar mais vendas;
Incentivar os técnicos com uma premiação especial na realização de serviços mais específicos e de maior complexidade.

Dica 5: cultive o cliente no pós-venda

Manter o contato com os seus clientes pode fazer a diferença não só a curto prazo, mas também no próximo fim de ano da sua oficina. Por isso, alguns dias após realizar o serviço, envie uma mensagem para saber se está tudo certo com o veículo. Aproveite para perguntar se o cliente precisa de algo, se gostou do atendimento. Por fim, lembre-o de calibrar os pneus e trocar a água antes da viagem.

Essa atenção criará um relacionamento de confiança e, com certeza, vai trazer o cliente de volta para a sua oficina, além de contribuir para que ele indique você para quem conhecer e precisar dos seus serviços.

Coloque em prática com a Oficina Inteligente

Gostou das dicas, mas achou complicado colocá-las em ação na sua oficina automotiva? Não se preocupe. A Oficina Inteligente possui um conjunto de recursos especialmente preparado para facilitar a execução da sua estratégia. De início, no planejamento, você consegue analisar a movimentação da sua oficina em períodos como o fim de ano, manter o controle da sua base via CRM e, ainda, analisar o estoque da sua oficina. Sem apuros ou prejuízo, ampliando a certeza do seu faturamento.

Além disso, quando o assunto é agendamento, o nosso recurso multifunções permite organização máxima e estratégica para organizar o seu fluxo de trabalho:

Esses são apenas alguns dos mais de 120 recursos que o nosso sistema oferece para um gerenciamento completo e prático da rotina da sua oficina, garantindo o que você precisa para uma estratégia de faturamento vencedora.

Diante de tudo isso, não espere o próximo fim de ano. Entre em contato com a gente e descubra como a Oficina Inteligente pode transformar a gestão do seu negócio.

Publicado em 13/12/202213/12/2022

NPS: o que é e como utilizar esse método de avaliação em sua oficina automotiva

O Net Promoter Score (NPS) é uma metodologia de avaliação de serviços amplamente utilizada em todo o mundo para medir a satisfação e lealdade dos clientes. Criada pelo estrategista de negócios Fred Reichheld, o NPS tem como diferencial a objetividade e praticidade em relação a outras pesquisas de satisfação. Ele é, aliás, a opção de pesquisa de algumas das principais marcas do mundo – como Amazon, Netflix, Philips e Starbucks. Diante dessa grande popularidade, é importante reforçar que esse método é aplicável em qualquer ramo que trabalhe com prestação de serviços – incluindo a reparação automotiva. Nesse sentido, neste post, levantamos o que você precisa saber para implementar o NPS na sua oficina e colher seus frutos: o feedback dos seus clientes e a identificação do que você precisa melhorar no seu atendimento.

Como funciona o NPS

A estrutura e aplicação de uma pesquisa de NPS é bastante simples. Através dela, em vez de tomar o tempo do seu cliente com um questionário longo e complexo, você pede apenas que ele avalie a experiência na sua oficina com uma única pergunta:

“Em uma escala de 0 a 10, qual a probabilidade de você recomendar nossa empresa para um amigo ou conhecido?”

Ao cliente dar a nota, você pode interpretá-la dentro da seguinte escala:

De 0 a 6 – Clientes Detratores: indicam que se arrependeram de fazer negócio com sua empresa. São publicamente críticos e jamais voltariam a fazer negócio com você, exceto em situações extremas;
De 7 e 8 – Clientes Neutros: compram somente os produtos e serviços necessários. Não são entusiastas, nem leais à empresa;
De 9 a 10 – Clientes Promotores: passaram a ter uma vida melhor depois do início do relacionamento com sua empresa ou serviço. São leais, oferecem feedbacks e são entusiasmados.

Após determinado período, ao fazer o levantamento de todas as notas dos seus clientes, é possível analisar os atendimentos de forma mais aprofundada em cada uma das três escalas. Por fim, você consegue, a partir da identificação dos pontos de insatisfação, trabalhar em ações estratégicas para melhorar os seus serviços.

Por que o NPS é importante para uma oficina automotiva?

Primeiramente, o índice de satisfação de um consumidor é especialmente importante para uma oficina. Isso ocorre porque a reparação é um mercado em que a confiança do cliente é fundamental para a sua rentabilidade e crescimento. Nessa perspectiva, é a avaliação que vai indicar a possibilidade de retorno do cliente e a de ele indicar a sua empresa para outras pessoas.

Logo, é indispensável que você tenha o NPS como mecanismo de avaliação para ajudá-lo na construção da credibilidade e de uma boa reputação para que o seu negócio se desenvolva a médio e longo prazo. Contudo, é importante ter em mente que, mais que conseguir essa informação dos clientes, o seu objetivo é saber o que fazer para melhorar a qualidade do seu atendimento e serviços.

Como usar o NPS para motivar a equipe da sua oficina

Em posse da análise dos dados e do levantamento de ações, chega o momento de fornecer o feedback para a sua equipe, seja de acertos ou de pontos que ainda precisam ser melhorados. Nesse contexto, é importante perceber que o NPS também uma ferramenta fundamental para manter os seus colaboradores engajados.

É muito comum, por exemplo, avaliar gerentes ou vendedores partindo apenas dos resultados de venda, isto é, focando somente nas metas e números que eles atingiram. Por outro lado, com o NPS, é possível incluir nessa avaliação a qualidade do serviço percebida pelos clientes. Isso é muito positivo, afinal, o faturamento, se avaliado de forma isolada, pode esconder alguns problemas que podem comprometer a imagem da sua empresa com o passar do tempo.

Nesse aspecto, um mau atendimento pode gerar problemas sérios de reputação e insatisfação de cliente, comprometendo a saúde financeira e rentabilidade do negócio a médio e longo prazo. Para se ter uma ideia, um cliente insatisfeito tende a falar sobre sua experiência negativa para cerca de 9 pessoas, enquanto pessoas satisfeitas falam para, em média, 3 pessoas. Portanto, o impacto de um único caso de insatisfação é muito maior do que em casos em que os clientes ficam satisfeitos com o serviço e o atendimento.

Nisso, a partir dos resultados do NPS da oficina, uma boa maneira de avaliar e motivar o trabalho de seus colaboradores é oferecer prêmios e recompensas para aqueles que prestam atendimentos e serviços de qualidade e têm bom desempenho em relação ao faturamento. Essas recompensas podem ser tanto uma premiação em dinheiro quanto presentes como festas, vale-compras, almoços ou happy hours pagos. Assim, é possível pensar em um crescimento que se sustente financeiramente ao longo do tempo.

Tenha mais vantagens aplicando o NPS com a Oficina Inteligente

A Oficina Inteligente sabe quão é essencial medir a satisfação de seus clientes e a qualidade dos serviços oferecidos por sua oficina. Por isso, o nosso sistema oferece a ferramenta de NPS integrada à gestão da sua oficina. Com ela, é possível pedir e receber a avaliação de seus clientes via SMS – formato escolhido justamente por conta da sua taxa de leitura de 98%.

Ainda, este recurso ainda processa automaticamente as informações recebidas em um gráfico para fácil visualização. É possível, além disso, observar os números de cada gerente, além de outros dados importantes para as suas estratégias de marketing, como a forma pela qual o cliente conheceu a sua oficina.

tela de NPS do sistema para oficinas — Tela de NPS do sistema Oficina Inteligente.

Quer saber como funciona na prática? Preparamos um vídeo especialmente para você conhecer esta poderosa ferramenta:

O feedback dos clientes… pelos nossos clientes

Bruno Ghelere, diretor comercial da Sim Pneus, avalia a experiência com o NPS da Oficina Inteligente como muito positiva:

“Nossas quinze unidades disputam entre elas o título de melhor avaliada da rede. Começamos há quatro meses, mais ou menos, e as equipes ficaram bem entusiasmadas, bem focadas. É uma dedicação bem grande da equipe em melhorar o atendimento e, consequentemente, ganhar a premiação”.

Já Adriana Moreira, Gerente de Marketing da Rede Top Oficina Automotiva, destaca a praticidade na utilização do NPS da Oficina Inteligente:

“Antes desta ferramenta, para contabilizar um resultado de pesquisa, nós tínhamos que ficar contando aqui e ali e fazendo gráficos. Sem contar que, para se ter o desempenho do funcionário com aquele resultado, já era outra longa etapa”.

Passe a utilizar o nosso NPS na sua oficina

Portanto, seja para medir a satisfação do cliente, motivar a equipe ou pela praticidade na coleta e processamento, o NPS da Oficina Inteligente é a ferramenta certa. Então, não perca mais tempo e desfrute dos benefícios que o nosso sistema pode trazer. Entre em contato com a gente e agende uma apresentação dos nossos recursos sem custo adicional.

Publicado em 24/10/202224/10/2022

Por que um sistema de gestão para oficinas é essencial?

Em um mundo onde a competitividade está cada vez mais acirrada, qualquer deslize na gestão acaba sendo muito prejudicial para os negócios. Segundo dados do IBGE, aproximadamente 50% das empresas fecham antes de completar três anos de vida. Nesse cenário, a maior das causas é a falta de uma gestão eficiente. Ao trazer esses dados para a realidade da reparação automotiva, um sistema de gestão para oficinas passa a ser um aliado vital para a sua sobrevivência.

Diante disso, neste artigo, vamos falar sobre a importância de um sistema ERP para gerenciar os processos de uma oficina automotiva, além dos benefícios que você, gestor, pode obter com esse conjunto de recursos.

O que é um sistema ERP?

Um sistema ERP é um software com o qual é possível administrar os processos e dados de um negócio, tornando possível, a partir deles, visualizar o seu desempenho. Além do cruzamento de dados, esse sistema permite que você automatize tarefas de gestão e vendas, como emissão de documentos fiscais ou ações de marketing. A sigla ERP vem do termo em inglês Enterprise Resource Planning, que, traduzido, significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”. Logo, um sistema ERP é uma ferramenta virtual de gerenciamento estratégico para empresas.

Esse tipo de software é geralmente encontrado em duas versões:

Local: acessado através de um programa instalável. Sua manutenção fica geralmente sob responsabilidade da empresa que utiliza o sistema, a qual também precisa realizar disponibilizar um servidor próprio para armazenagem dos dados;
Online: acessado através de um endereço da internet. Neste caso, a empresa que desenvolve o sistema se responsabiliza pelo servidor, manutenção e armazenagem dos dados.

Além disso, hoje em dia, com os avanços tecnológicos e a variedade de oferecimentos que o mercado nos traz, é possível encontrar sistemas desenvolvidos para diferentes ramos de atividades. Isso é muito positivo, já que sistemas segmentados possuem recursos pensados especialmente para a realidade desses nichos.

Quais problemas que um sistema de gestão para oficinas resolve?

Uma oficina possui um sistema ERP segmentado e pessoas para alimentá-lo adequadamente com dados obtém quatro benefícios fundamentais. Confira:

Ocorrência de erros

Um sistema de gestão para oficinas automatiza tarefas, reduzindo ou até mesmo dispensando o processamento de dados manual. Por consequência, isso traz mais precisão em tarefas e informações, reduzindo erros de cálculo ou dados incorretos.

Pouca produtividade

As otimizações e automações das atividades também trazem benefícios na gestão de tempo. Isso ocorre porque, com elas, os funcionários não mais ficam sobrecarregados, nem perdem tempo com essas tarefas. Logo, o resultado é um trabalho mais ágil e tempo de sobra para focar em outras atividades.

Não conhecer o custo da sua operação

Um sistema auxilia no controle dos custos ao monitorá-los em cada um dos setores da sua oficina. Consequentemente, fica muito mais fácil gerenciar valores e a precificar. Ademais, ele também permite você enxergar com clareza se a sua oficina está perdendo dinheiro.

Dificuldade para tomar decisões

Por fim, observe que, com um sistema, as informações são centralizadas em um único lugar e se relacionam de acordo com o impacto em cada setor da oficina. Isso é determinante para que o gestor tenha segurança e certeza na tomada de decisões.

Por que um sistema de gestão para oficinas é importante para o meu negócio?

Como vimos acima, quando pensamos na gestão de uma oficina automotiva, usar um sistema segmentado faz toda a diferença. Além disso, é importante lembrar que ele oferece (ou melhor, deve oferecer) recursos que cobrem processos que só existem no ramo. Por exemplo, podemos citar o controle de pátio, ou, ainda, as especificações fiscais voltadas para o ramo da reparação automotiva.

Nesta última situação, temos o caso da automatização para produtos monofásicos, um recurso da Oficina Inteligente essencial para minimização de passivo fiscal de produtos que se encaixam nessa categoria. Confira, no vídeo a seguir, como ele pode ser facilmente ativado através do nosso sistema:

Aprimore a gestão da sua oficina com a Oficina Inteligente

Há mais de 20 anos no mercado, a Oficina Inteligente tem autoridade de sobra para produzir o mais completo sistema de gestão para oficinas automotivas do país. Como resultado, o sistema da Oficina Inteligente possui 180 recursos desenvolvidos especialmente para a realidade do ramo da reparação. Essa variedade é a garantia de uma gestão especializada e afinada com o que você realmente precisa para conduzir o seu negócio.

Então, chegou a hora de dar o próximo passo: conheça os nossos planos, agende uma demonstração gratuita e descubra como podemos transformar a sua gestão.

Publicado em 12/09/202205/11/2024

A importância do controle de estoque na oficina automotiva

O controle de estoque em uma oficina automotiva é um dos pontos fundamentais para mantê-la organizada e, consequentemente, garantir um trabalho eficiente e com bons resultados.

Neste artigo, listamos os principais benefícios trazidos pelo gerenciamento bem feito deste setor no seu negócio. Lembramos, ainda, que é essencial que esse processo seja feito através de um sistema para que você possa usufruir dessas vantagens.

1. Gerenciamento otimizado do espaço da oficina

O primeiro, e talvez o mais evidente, benefício de um controle de estoque adequado é a melhora na distribuição do espaço e na logística do pátio da sua oficina automotiva. Com isso, ao realizar um serviço, todos os funcionários saberão onde cada peça está ou, pelo menos, onde pode ser localizada, o que proporciona mais agilidade na execução dos serviços.

2. Previsão financeira

Ter um cadastro dos produtos que entram e saem da sua oficina é extremamente importante para que você consiga coordenar os serviços prestados e gerir a relação entre gastos e lucros do seu negócio de forma equilibrada. Isso ocorre porque esses registros permitem que você analise a frequência dessas entradas e saídas e, a partir disso, estruture os seus gastos de forma muito mais precisa.

“Controlar as entradas e especialmente o consumo de materiais é uma das funções mais básicas de qualquer empresa. Nem por isso é uma função menos importante, na medida em que os materiais representam cerca de 60% dos custos de um negócio.”
Sebrae

Além disso, o conhecimento que você adquire a partir desses registros é um forte aliado no planejamento de pedidos com os seus fornecedores. Isso ajuda a garantir mercadoria disponível e até mesmo melhores condições de negociação, otimizando assim os investimentos em estoque na sua oficina automotiva.

3. Uso estratégico dos seus recursos

O controle de estoque bem feito em uma oficina é o primeiro passo para aprimorar a qualidade do seu trabalho. A partir dele, sua oficina ganha mais organização e, consequentemente, produz mais. Isso se reflete no atendimento, uma vez que você passa a prestar um serviço com qualidade e rapidez.

Outro ganho é a possibilidade de estudar melhores soluções para o seu cliente. Isso é possível já que um estoque bem gerido permite que você analise a oportunidade de oferecer promoções e baratear serviços que envolvam materiais que estão sobrando, por exemplo.

4. Um controle de estoque é fundamental na redução de perdas

Além de diminuir a taxa de desvios e perda de produtos na sua oficina por desorganização ou conduta inadequada, o controle de estoque apurado também diminui as perdas por prazo de validade.

Logo, com um maior controle sobre as mercadorias vencidas, fica mais fácil realizar uma gestão de resíduos adequada na sua oficina.

Controlar o estoque da oficina é um desafio, mas nós temos a solução

Com a Oficina Inteligente, você realiza um controle de estoque ágil, facilitado e integrado com outros setores da sua oficina. Além disso, você ainda conta com 8.000 produtos pré-cadastrados para centros automotivos e mecânicas e mais de 2.500 produtos para Trocas de Óleo. E o melhor: tudo 100% online.

Acesse o nosso site e descubra como o nosso sistema pode transformar a gestão da sua oficina.

Publicado em 08/09/202213/09/2022

Como evitar o fiado na oficina mecânica (e cobrar o seu cliente se isso já aconteceu)

Um dos maiores problemas para os donos e gerentes de oficina mecânica é o fiado. Por outro lado, muitos donos de oficina ainda enxergam esta prática como uma maneira de agradar e ganhar clientes. Por isso, neste post, reunimos o que você precisa saber sobre os riscos dessa prática, como cobrar o seu cliente diante dessa situação e, principalmente, o que deve ser feito para evitar o fiado na oficina mecânica.

Os riscos de vender fiado

O primeiro risco que você assume ao vender fiado é, obviamente, o de não receber pelo serviço prestado. Mas é importante perceber que, na verdade, o prejuízo em caso de inadimplência é muito maior do que parece.

Primeiramente, você perde o tempo da prestação do serviço e o dinheiro gasto em peças e material. Em segundo lugar, terá de arcar com os custos que envolvem a cobrança (tempo do colaborador responsável pelo financeiro, gastos com telefone etc). Caso a dívida persista, você ainda terá o custo do protesto e negativação junto aos órgãos competentes. Sem contar o desgaste emocional, estresse e o constrangimento que todo este processo gera.

Portanto, evitar vender fiado é o melhor economizador de tempo, dinheiro e saúde mental.

Como evitar o fiado na sua oficina

Para evitar clientes insistentes pedindo fiado e todas as dores de cabeça que uma inadimplência pode gerar, trouxemos algumas medidas imprescindíveis para minimizar esses problemas.

Diversifique as opções e formas de pagamento

Quanto mais possibilidades de pagamento, menor a chance de o cliente pedir fiado e maiores as chances de você convencê-lo de que está fazendo o possível para atendê-lo. Por isso, ofereça opções que sejam mais confortáveis para eles e seguras para você, como o cartão de crédito.

Comunicação visual

Deixe em local visível, de preferência próximo ao local de atendimento e orçamento, uma placa que mostre que seu estabelecimento oferece diversas formas de pagamento e cartões de diversas bandeiras.

Também vale incluir outra placa informando que sua oficina mecânica não vende fiado. Como exemplo, há o aviso muito comum nos mais diversos estabelecimentos comerciais de que “Não vendemos fiado. Favor não insista”.

Tenha a aprovação do orçamento por escrito

É muito importante registrar que o orçamento foi aprovado pelo cliente. Logo, ao acordar um serviço, sempre peça para que ele assine o orçamento ou registre a aprovação dele por e-mail ou WhatsApp. Em resumo, não deixe que o acordo seja feito apenas verbalmente. Oficialize o negócio de forma que ele fique registrado em algum lugar.

Em casos especiais, peça uma parcela como adiantamento

Quando o custo para a prestação de serviços é mais alto, o risco que o dono da oficina está correndo é proporcionalmente maior. Portanto, quando você for prestar de serviços mais custosos, como fazer o motor ou aqueles que envolvem peças importadas, vale a pena exigir um adiantamento, mesmo que parcial, do pagamento.

No caso do boleto, envie um lembrete antes do vencimento

No caso das oficinas mecânicas e centros automotivos, o uso do boleto é mais comum (e recomendável) quando o serviço é prestado para outras empresas, o que é o caso de frotistas.

De qualquer modo, caso o boleto seja a forma combinada, lembre-se de enviar um e-mail, mensagem de WhatsApp ou SMS alguns dias antes para lembrar o cliente da data de vencimento. Se não houver exagero na utilização deste recurso, o cliente entenderá isso como parte de um bom atendimento, e não uma cobrança.

Consulte o CPF/CNPJ do cliente

Outra prática recomendada é fazer o cadastro prévio do cliente e realizar uma consulta no SERASA ou SPC do seu CPF/CNPJ para avaliar o risco de inadimplência antes de aprovar a venda via boleto bancário.

Tenha uma postura profissional, independentemente de quem seja o cliente

Se você prestar um serviço para um familiar ou grande amigo em sua oficina, certamente você vai tratá-lo de maneira muito mais próxima e descontraída. E não há problema nenhum nisso.

O problema ocorre se você não toma os mesmos cuidados que tomaria caso estivesse atendendo um desconhecido. Diante disso, você deve ter uma postura que deixe claro que, a partir do momento em que há uma relação comercial acontecendo, é necessário ter uma postura mais profissional.

Portanto, realize todos os procedimentos a fim de proteger você mesmo, seu cliente / amigo e a relação entre vocês e, consequentemente, evitar o fiado na oficina. Quando você faz isso, você já mostra à outra pessoa que está se prevenindo.

Ao seguir estes passos, você já minimiza bastante a chance de tomar um calote. Mas, é igualmente importante saber como fazer para cobrar os clientes inadimplentes.

Então você não conseguiu evitar o fiado na oficina: como cobrar o seu cliente

Se o fiado já aconteceu e agora você tem que cobrar pelo serviço, as coisas ficam um pouco mais complicadas. Porém, não se desespere. Mantenha a calma, a postura profissional e pense em tomar as medidas a seguir.

Faça um contato amigável com o cliente

A primeira atitude a tomar é fazer um contato amigável com o cliente inadimplente. Neste momento, é necessário ser calmo e atencioso. Falar de forma agressiva só vai deixar você mais longe de resolver o problema e receber o seu pagamento. Além disso, tenha em mente que fazer a cobrança de forma inadequada fere o Código de Defesa do Consumidor:

“Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas, incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer: Pena Detenção de três meses a um ano e multa”
Artigo 71, Capítulo VII

Portanto, tenha sempre em mente que suas atitudes no momento da cobrança devem ser no sentido de solucionar o problema da forma mais pacífica e menos constrangedora possível, tanto para você, quanto para o cliente.

Procure entender o motivo da inadimplência

Desde o primeiro momento, mostre que você está ali não só para cobrar, mas também para ajudar na solução do problema. Para isso, você deve ouvi-lo primeiro e mostrar que está disposto a ajudá-lo no que for possível.

Uma conversa em que as duas pessoas não estão dispostas a se entender não chega a lugar algum. Nesse sentido, mesmo que o cliente tenha uma postura agressiva, você deve manter o seu tom pacífico e tentar sempre prezar pelo diálogo saudável.

Além de tudo, ouvir primeiro é uma técnica de negociação. Ao se mostrar aberto ao que a outra parte tem a dizer, a tendência é que você também seja ouvido quando for a sua vez de expor o seu lado e suas necessidades.

Negocie

Depois de entender os motivos do cliente, negocie. Novamente, você estará se mostrando disposto a ajudar a resolver o problema. Isso, consequentemente, vai aumentar a chance de você receber pelo serviço prestado.

Dependendo do caso, há duas formas de fazer essa negociação:

oferecer o parcelamento da dívida no cartão;
estabelecer um novo prazo, caso o cliente tenha a perspectiva de ter o dinheiro em um futuro próximo.

Afinal, se você for analisar as possibilidades, vai perceber que é melhor ter a segurança de que vai receber pelo serviço prestado do que ter de arcar com mais custos e gastar mais tempo com um processo de negativação ou envolvimento judicial.

Utilize o boleto ao seu favor

Obviamente, no caso das oficinas mecânicas, trocas de óleo e centros automotivos, o boleto não é uma boa opção de pagamento quando o cliente é pessoa física. Mas, neste caso, quando você já está cobrando um valor que ainda não recebeu, talvez seja uma maneira de solucionar o problema. Avalie cada caso e veja se é uma opção viável naquele momento.

Por exemplo, se você fizer contato com o cliente devedor e ele alegar que não pagou porque não teve tempo, ou, ainda, se ele disser que só vai poder pagar dali a algumas semanas, você pode emitir um boleto com a data de preferência do cliente. Assim, o cliente pode perceber esse gesto não só como uma cobrança, mas também como uma maneira de solucionar o problema de forma mais cômoda.

E quando o diálogo não funciona?

Se, mesmo com todo o esforço, você ainda não conseguiu receber o valor devido, ou se o cliente nem responde suas mensagens e telefonemas, você ainda tem as instâncias judiciais e órgãos como SPC e Serasa. Nesse caso, ao recorrer a esses órgãos, é necessário ter atenção a alguns detalhes e boas práticas.

Comunique o cliente

Antes de partir para essas instâncias, envie um aviso formal para seu cliente, informando-o da sua intenção em protestar o valor, negativá-lo no Serasa ou mover uma ação judicial contra ele.

Protestando

No caso do protesto de cheques, é importante atentar-se aos prazos. O procedimento só pode ser realizado após 30 dias da emissão e dentro de um prazo de até 6 meses, para que o direito de cobrança não seja prescrito.

Já no caso do boleto, o protesto é mais difícil, já que depende de diversos documentos que atestem que o negócio foi realmente fechado e o serviço tenha sido prestado. Por isso, é importante que você tenha agido com o máximo de profissionalismo desde o momento do atendimento, registrando e documentando todas as etapas.

O mesmo vale para a ação judicial: toda documentação será útil para que você ganhe a causa. Por isso, é fundamental passar por todos os procedimentos que te deem segurança financeira e jurídica. Eles também devem fazer parte da rotina de trabalho da oficina mecânica, assim como a emissão de nota fiscal e até mesmo de uma ordem de serviço, por exemplo.

Como a Oficina Inteligente pode te ajudar

Para evitar o fiado na oficina através de uma gestão profissional e documentada de todos os seus serviços, você sempre pode contar com a Oficina Inteligente, o sistema de gestão 100% online mais completo do mercado para oficinas mecânicas, trocas de óleo e centros automotivos. Conheça nossos planos, entre em contato com a gente e descubra como o nosso sistema pode transformar o gerenciamento da sua oficina.

Publicado em 25/08/202201/11/2022

Por que a ordem de serviço é importante para uma oficina automotiva?

A Ordem de Serviço (OS) é um dos documentos mais importantes para o bom funcionamento de uma oficina automotiva. Além de oferecer segurança para o seu cliente, ela também é uma peça-chave no controle interno da sua oficina. Neste post, vamos falar sobre esses benefícios e algumas boas práticas que você precisa ter com esse documento para que as vantagens não se transformem em prejuízos.

O que é uma ordem de serviço?

Ao falarmos sobre a importância da ordem de serviço, é preciso entender o que ela é e qual é sua função. Antes de tudo, a ordem de serviço é um documento que serve para oficializar um serviço. Nesse sentido, a partir do momento em que você acerta um serviço com o seu cliente e o registra por meio de uma OS, sua oficina passa a ter uma nova demanda para cumprir.

Logo, esse documento é gerado exatamente para que todos os profissionais ou setores responsáveis pela prestação do serviço possam ter acesso às informações necessárias. Ou seja, a ordem de serviço é um documento de comunicação interna da sua oficina automotiva.

Por que a ordem de serviço é importante para uma oficina automotiva?

Agora que já sabemos o que é uma ordem de serviço, fica fácil intuir a sua importância dentro de uma oficina automotiva. Tendo em vista que ela registra um serviço que a sua oficina vai realizar, é possível também, através dela:

Controlar a produtividade da sua oficina – ela permite que você acompanhe o andamento da realização do serviço e identifique possíveis gargalos que o estejam atrasando;
Controlar as finanças da sua empresa – ela é um registro fiel dos valores que entraram na sua oficina através do serviço feito;
Ter uma descrição exata da atividade realizada – com a OS, você terá uma comprovação do que foi acordado entre você e o cliente para o caso de eventuais disputas;
Ter um recibo de realização do serviço – da mesma forma, você terá uma comprovação de que o serviço em questão foi executado na sua oficina caso precise.

Com isso, mais que comprovamos a importância da ordem de serviço para o seu negócio. Porém, além de tudo o que já mencionamos, é importante mencionar que ela também é muito importante para seu cliente. É o que vamos ver a seguir.

A importância da ordem de serviço para o seu cliente

A ordem de serviço tem forte influência na maneira como seu cliente enxerga sua oficina. Isso ocorre a partir do momento em que, ao emitir uma OS, você transmite profissionalismo e organização. Tal impressão, consequentemente, faz com que o seu cliente se sinta seguro em deixar o carro dele em suas mãos.

Além disso, esse sentimento de segurança também ocorre com o fato de que a sua oficina possui o histórico do serviço e informações relevantes para serviços futuros ou para a garantia dos produtos trocados.

Mais vantagens com a Oficina Inteligente

Com a Oficina Inteligente, o sistema mais completo para o ramo de reparação automotiva, você pode obter ainda mais benefícios através da emissão das ordens de serviço na sua oficina automotiva. Em todos os nossos planos, é possível efetuar o lançamento das Ordens de Serviço com as seguintes opções:

Cadastro do cliente de maneira simplificada;
Carregamento dos dados do cliente pela placa do veículo;
Lançamento de produtos e serviços;
Possibilidade de lançar produtos / serviços não cadastrados anteriormente;
Armazenamento de todo o histórico da Ordem de Serviço;
Lançamento dos itens de pagamento;
Guia de documentos para armazenar fotos de antes e depois do veículo;
Envio de SMS e WhatsApp;
Impressão da garantia, orçamento, ordem de serviço para o mecânico e aprovação;
Envio de e-mail com a garantia, Notas Fiscais, XML em anexo e boleto.

Além desses benefícios, você pode personalizar tanto a sua ordem de serviço quanto a garantia com o logo, título e fonte do seu negócio, deixando-as com a cara da sua oficina:

ordem de serviço para oficina automotiva — Exemplo de OS personalizada com logo e identidade visual da Oficina Inteligente (você pode substituir esses elementos pelos da sua oficina).

personalização da garantia para oficina automotiva — Tela de personalização da garantia com pré-visualização do sistema da **Oficina Inteligente**

Por fim, o maior benefício que você terá com o nosso sistema é o de preservar o seu computador e seus dados ao usar um produto online e confiável. Isso é essencial, uma vez que você pode colocar sua empresa e o seu patrimônio em risco se utilizar softwares que precisam ser instalados no seu computador, crackeados ou que não sejam confiáveis.

Os riscos de ter um software para oficina mecânica crackeado

Tentar utilizar um software de graça pode sair muito caro. A exemplo disso, podemos citar como principais riscos de utilizar um software crackeado para oficina mecânica:

Perder todas as informações sobre as atividades da oficina e clientes – ao crackear qualquer tipo de software, você expõe seu computador a arquivos e programas de procedência suspeita, o que pode comprometer todas as informações que estejam no software que você utiliza;
Sofrer roubo de dados – você pode perder não são só as informações do software crackeado. Outros dados, arquivos e informações que estejam salvos no seu computador também ficam expostos a esse risco ao utilizar esse tipo de artifício;
Sofrer processo judicial – ao utilizar um programa de lançamento de OS sem a licença, você está descumprindo a lei e pode ter de responder judicialmente por isso. Em outras palavras, o barato sai caro.

A Oficina Inteligente é o melhor meio para lançar ordens de serviço

Agora que você está ciente de tudo o que você precisa saber sobre ordem de serviço, é muito mais fácil entender todas as vantagens de utilizar esse recurso com a gente. Para você visualizar de forma ainda mais clara o que a sua oficina ganha com o nosso sistema, fizemos um vídeo onde mostramos, em apenas 2 minutos, como lançar uma OS pela Oficina Inteligente:

Viu como é fácil? Não perca mais tempo: entre em contato com a gente e transforme a sua forma de emitir ordem de serviço.

Publicado em 25/07/202213/09/2022